Règlement Intérieur de SPHERES, Domaine 2 : Organes décisionnaires et exécutifs.

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12 Nov

D2-SECTION 1 : Assemblée Générale

D2-S1- Article 1 : Modalité de convocation

12 Nov
Envoyée par écrit à l'ensemble des adhérents de l'association par email (ou éventuellement par courrier sur demande expresse), la convocation à une assemblée générale s'effectue par le Conseil d'Administration en cours dans un délai de quinze jours minimum avant la dite assemblée. Elle précise l'horaire et le lieu de l'Assemblée Générale, et détaille la proposition d'ordre du jour faite par le Conseil d'Administration en charge de l'organiser. Afin que tous les adhérents puissent avoir la possibilité de s'informer et de se préparer au mieux à la réunion et aux divers débats ou réflexions qu'elle pourra susciter, les propositions de textes administratifs, d'amendements ou les documents complémentaires à une prise de décision spécifique devront obligatoirement y être joints ou être consultables quinze jours à l'avance à une adresse précise. Il est de la responsabilité des adhérents d'avoir fournit une adresse valide lors de leur adhésion. Dans le cas contraire la non-réception de la convocation ne pourra être imputée à l'association.
D2-S1- Article 2 : Ordre du jour de la séance

12 Nov
L'ordre du jour de la séance est proposé par le Conseil d'Administration en charge de son organisation. En début de séance, le Conseil d'Administration propose à l'assemblée son ordre du jour, il le soumet à d'éventuels amendements avant de le soumettre aux votes. Les amendements pourront être proposés le jour même ou au préalable par email à destination du Conseil d'Administration. Le temps dédié à l'ajout d'amendement pendant l'assemblée sera défini par le bureau en charge de l'organisation de ladite assemblée, mais les présentateurs veilleront à interroger une dernière fois la salle avant de clore les amendements.
Une fois l'ordre du jour validé par l'assemblée, le groupe tâchera de ne pas s'en écarter, sauf dans le cas d'un point technique ou urgent à traiter.
Pour ne pas réprimer des débats ou réflexions collectives pertinentes, les points de discussions qui ne seront pas approfondis en Assemblée Générale en raison de leur déviation à l'ordre du jour, ou qui nécessitent une certaine préparation, pourront faire l'objet de discussion thématique dans des temps dédiés ou si nécessaire d'une convocation à une assemblée exceptionnelle dédiée.
D2-S1- Article 3 : Conditions de validité de vote au sein de l'Assemblée Générale

12 Nov
Selon les types de votes les conditions de quorum peuvent différer. Pour rappel le terme « quorum » désigne le pourcentage nécessaire d'adhérents présents ou représentés lors de la décision pour que ladite décision soit valide.
Pour rappel, les votes se font aux deux tiers des personnes présentes et représentées. Les votes blancs et les abstentions sont pris en compte dans le décompte des votes et si les votes blancs ou les abstentions au vote comptent pour au moins un tiers des présents et représentés le vote devra être reporté à l'assemblée suivante.
Les modalités de vote pour chacune des décisions seront décidées par l'assemblée au début de chaque séance. Toutefois, afin de permettre à tous d'exprimer son avis sans craindre les rapports d'influence ou les différences d'aisance face à un groupe, le vote à bulletin secret est adopté dès lors que 1 personne / 10 % des présents et représentés en font la demande.
D2-S1- Article 4 : Secrétariat de l'Assemblée et Procès Verbal

12 Nov
Le Conseil d'Administration est en charge de son organisation et de la désignation d'un ou de plusieurs secrétaires de séance. Il peut cependant demander la participation de certains membres de l'Assemblée pour prendre des notes et les transmettre à celui ou celle qui sera en charge d’émettre le procès verbal et de le transmettre au registre. Le Procès Verbal, rédigé par les secrétaires de l'Assemblée, est un compte rendu détaillé de tous les votes faits en cours de séance, ainsi qu'un résumé de l'ensemble des débats. Il devra être communiqué par mail à l'ensemble des adhérents et sera accessible dans le registre de l'association dans un délai de 21 jours après la date de ladite Assemblée.
En cas de changement intervenus dans la structure statutaire de l'association ou dans la liste de ses responsables lors d'une Assemblée Générale, le pôle secrétariat du nouveau Conseil d'Administration sera en charge de les déposer en préfecture, dans un délai de trois mois selon la loi 1901.

D2-SECTION 2 : Conseil d'administration

D2-S2- Article 1 : Modalités de convocation
12 Nov
Les modalités de convocation du Conseil d'Administration sont évolutives. Pour indication il est suggéré de procéder en se conformant aux points suivants :
- Convocation envoyée par écrit, à l'ensemble des membres du Conseil d'Administration (élus, représentants et invités), au moins une semaine à l'avance avec demande de confirmation de présence et rappel de procuration possible.
- Présence de l'ordre du jour dans la convocation et rappel de la possibilité de l'amender.
- Présence des pièces nécessaires, si décision à prendre ou travaux en cours, en pièces jointes ou disponibles une semaine à l'avance à une adresse définie et sur la plateforme de communication interne.
D2-S2- Article 2 : Ordre du jour de la séance

12 Nov
Le Conseil d'Administration est en charge dans sa collégialité de choisir un mode de fonctionnement interne, rôles définis ou rôles tournants afin de définir entre autres qui a pour charge de proposer un ordre du jour pour la prochaine réunion et les conditions pour le modifier au préalable, en début, ou en cours de séance.
D2-S2- Article 3 : Conditions de représentation et de siège au Conseil d'Administration

12 Nov
Seuls les élus ont droit de vote au sein du conseil mais les avis et participations sont libres et ouverts dans la mesure d'une non-entrave aux missions de la séance. Les invitations éventuelles sont faites par le Conseil d'Administration envers des personnes ciblées et/ou suite à une demande d'un adhérent ou d'une personne extérieure à l'association. Chaque invité sera prié de se plier à l'ordre du jour et au fonctionnement interne de la séance. Les invités hors adhérents pourront entre autres être des représentants des associations utilisatrices (ou futures utilisatrices) du lieu, un représentant dédié aux droits des salariés, bénévoles et volontaires, des élus locaux, des membres de commissions spécifiques, des acteurs culturels, associatifs ou sociaux de structures reconnues. Les raisons de la présence d'un invité adhérent au Conseil d'Administration peuvent être diverses : volonté de faire remonter un problème, retour sur un point spécifique, apport d'aide ponctuelle, partage d'expériences, volonté de comprendre le fonctionnement décisionnaire interne, rapport de commission, etc.
Le Conseil d'Administration veillera à limiter ses invités à un maximum de quatre personnes / ou autre par réunion, hors de représentants réguliers (un représentant du personnel, salariés, membres de commissions, bénévoles, volontaires, un ou deux représentants maximum par association utilisatrice), quitte à programmer plusieurs réunions. Si le nombre d'invités dépasse ce nombre, le conseil d'administration est invité à organiser une réunion débat ouverte à l'ensemble des adhérents pour partager les sujets qui ont menés à la convocation d'autant d'invités.
Pour rappel de l'article 10 des statuts de l'association : "le Conseil d'Administration est ordinairement composé de 6 à 18 adhérents, à jour de leur cotisation et élus en Assemblée Générale pour un mandat de 6 mois. Les membres élus du Conseil d’Administration ne pourront se présenter plus de deux fois de suite, dans ce cas ils devront attendre une année avant de pouvoir se représenter."
Le Conseil d'Administration de l'association fonctionne en collégialité, c'est à dire qu'il ne comporte pas de présidence, et que tous ses membres disposent du droit de vote sur un même pied d'égalité. De plus les membres élus du Conseil d'Administration sont responsables solidairement de tous les actes, achats et investissements, contrats et marchés, nécessaires à la poursuite de sa mission. Aussi, le Conseil d’Administration étant l’organe représentant l’association en justice, en cas de poursuites judiciaires, les membres en place aux moments des faits prendront collectivement et solidairement leurs responsabilités devant les tribunaux compétents.
Tout élu ne pouvant être présent à une réunion est invité à déléguer son pouvoir à l'un des membres présents, chacun ne pouvant cumuler la procuration de plusieurs personnes. L'absent est également invité à transmettre son avis et ses interrogation, et, si nécessaire, le travail de rédaction ou de documentation qu'il avait en charge.
D2-S2- Article 4 : Conditions de validité de vote au sein du Conseil d'Administration

12 Nov
Les votes au sein du Conseil d'Administration se font à la majorité, dès lors que les deux tiers des membres élus du conseil sont présents.
Les votes se font à main levée ou via un outil de décision asynchrone dès lors qu'une personne ne demande pas le recours au bulletin secret.
En cas d'utilisation du droit de veto par l'un des membres élus, un temps doit impérativement être pris pour traiter la question et permettre à la personne d'expliquer clairement à l'ensemble du groupe la raison de son veto. Le temps de discussion qui suivra pourra soit mener à un consensus, soit à la convocation d'une Assemblée Général Extraordinaire.
Il est important d'utiliser le droit de véto en réelle conscience. En effet ce dernier n'est pas le synonyme d'un simple vote d'opposition. Un veto est équivalent à un blocage total, le membre en faisant usage étant prêt à quitter l'association si la question ayant entraîné son veto est votée. Il s'agit de cas où le membre estime que la décision change fondamentalement le fonctionnement de l'association, ne correspond pas aux valeurs de l'association ou outrepasse le cadre de son mandat.
Le veto est une procédure qui arrête immédiatement le vote, suspend l'ordre du jour, et ouvre un débat interne. En cas de désaccord au sein de ce débat, le Conseil d'Administration devra renoncer à sa capacité de décider et convoquer une assemblée générale pour débattre de la question.
D2-S2- Article 5 : Secrétariat du Conseil d'Administration et Procès Verbal des réunions

12 Nov
Le Conseil d'Administration est en charge de son propre secrétariat. Ses membres tâcheront de remplir la fonction de secrétaire de séance à tour de rôles, et devront rédiger un procès verbal de chaque séance dans un délai de 21 jours à compter de la date de la réunion. Le procès verbal est un compte rendu détaillé de tous les votes, et un résumé des débats.
Le dit procès verbal sera transmis sur les plate-formes internet de l'association et imprimé et fourni au registre afin d'être accessible à tout moment à l'ensemble des membres de l'association.
D2-S2- Article 6 : Déroulement des réunions

12 Nov
Les comptes rendus des dernières réunions doivent être présents au moins trente minutes avant l'horaire de début de réunion afin d'être disponibles à la relecture.
Un timing est choisi en début de séance et les présents chercheront à le respecter, quitte à aménager un temps de discussion libre une fois les différents points abordés.
Chaque membre est tenu d'arriver à l'heure, sachant que l'heure annoncée est l'heure de début de réunion, et que la relecture du compte rendu de la ou les précédentes réunions est conseillée.
D2-S2- Article 7 : Création de commissions

12 Nov
Afin de pourvoir aux missions qui lui incombent, le Conseil d'Administration pourra mettre en place des commissions ouvertes à des membres non élus. Lesdites commissions seront sous la coordination du Conseil d'Administration mais ne seront pas décisionnaires. Le Conseil d'Administration, en l'absence de précisions par l'assemblée, devra définir le cadre de leurs fonctions et lesdites commissions devront lui rendre compte de leurs activités qui seront portées à la connaissance et au vote de l'Assemblée Générale. Le Conseil d'Administration reste en charge des missions sur lesquelles les commissions travaillent et lui apportent son soutien mais en aucun cas il ne déléguera sa responsabilité auxdites commissions.
Certaines commissions auront une vocation permanente (registre, communication etc...), d'autres seront ponctuelles (groupes de recherches, groupes de présentation, événement...).

D2-SECTION 3 : Assemblée Générale Extraordinaire et procédures d'urgences

D2-S3- Article 1 : Modalité de convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire

12 Nov
Envoyée par écrit à l'ensemble des adhérents de l'association (par email ou éventuellement par courrier sur demande expresse de l'adhérent), la convocation à une assemblée générale extraordinaire s'effectue par le Conseil d'Administration en cours dans un délai de quinze jours minimum avant la dite assemblée. Elle précise l'horaire et le lieu de l'Assemblée, et détaille la proposition d'ordre du jour faite par le Conseil d'Administration en charge de l'organiser. Afin que tous les adhérents puissent avoir la possibilité de s'informer et de se préparer au mieux à la réunion et aux divers débats ou réflexions qu'elle pourra susciter, les propositions de textes administratifs, d'amendements ou les documents complémentaires à une prise de décision spécifique devront obligatoirement y être joints ou être consultables quinze jours à l'avance à une adresse précise.
D2-S3- Article 2 : Motifs conduisant à convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire
12 Nov
Est extraordinaire toute assemblée convoquée avec comme motif la modification des statuts, des règlements ou des membres de l’association. Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par :
- La décision du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale Ordinaire.
- Le recours à un droit de veto au sein du Conseil d'Administration suivi de l'échec du débat interne.
- L’exclusion d’un membre
- La signature d’au moins un quart des adhérents de l'association, par écrit, sous forme de pétition.

D2-SECTION 4 : Commissions

D2-S4- Article 0 : Généralités

12 Nov
Des commissions de travail ou des commissions relatives à des pôles ou missions spécifiques peuvent être créées au sein de l'association. Elles peuvent être établies par le Conseil d'Administration, par l'assemblée et par des membres, avec l'aval du Conseil d'Administration. L'Assemblée Générale détermine le type de mandat suivant la liberté d'action qu'elle souhaite accorder a la commission : mandat libre, semi directif ou directif.
Afin d'alléger le Conseil d'Administration, ces groupes sont constitués de membres de l'association et ouverts si besoin à des personnes extérieures. Si les groupes répondent à une mission du Conseil d'Administration, doit être présent dans la commission au moins une personne issue dudit conseil.
Les commissions peuvent être permanentes ou temporaires, selon leur mission, elles s'organisent librement sauf conditions expresses décidées par l'assemblée afin de répondre à la tâche qu'il leurs est attribué. Chaque commission se doit d'établir un rapport d'activité, un bilan financier. Les modalités de restitution sont définies ci-dessous pour chacune des commissions.

D2-S4-SOUS SECTION A : Communication

D2-S4-SSA- Article 1 : Communication interne

12 Nov
Les actions et outils de communication interne sont à la charge du pôle secrétariat du Conseil d'Administration, comme défini au Domaine 4 du présent règlement.
D2-S4-SSA- Article 2 : Communication externe

12 Nov
La communication générale de l'association est sous la responsabilité partagée d'une commission nommée "Commission Communication" et du Conseil d'Administration qui participe et veille à sa tâche. Le Conseil d'Administration a la charge de la mettre en place et doit maintenir au moins un de ses membres au sein de cette commission afin d'orienter éventuellement son travail et de rapporter son action audit conseil puis auprès des Assemblées.
Elle mettra en place un plan de communication générale qui évoluera au fur et à mesure de la vie de l'association et de ses membres. Ce plan guidera l'ensemble des actions de communication afin de se coordonner et d'agir de concert. Devant chaque assemblée ladite commission devra présenter son rapport d'activité et éventuellement ses bilans financiers. Dans le cas d'une demande de subvention elle se référera au présent règlement domaine 3.
La commission aura pour charge, une fois l'orientation générale de la politique de communication de l'association déterminée, de mettre en place une série d'actions de communication. Elle préparera des contenus multimédias pour diffuser le message de l'association et les mettra à disposition des personnes en charges des missions que l'assemblée voudra bien leurs fournir. Elle devra mettre en place, alimenter, et régulariser une Newsletter destinée aux adhérents et dont l'inscription doit être ouverte à l'extérieur de l'association. Elle devra porter le projet, les actions et les valeurs de l'association autour d'elle, tant à un niveau local qu'à une échelle plus large. Elle sera en charge de la tenue d'une revue de presse où seront consignés l'ensemble des articles parlant de la vie de l'association et l'ensemble des relations aux médias.
Selon les mandats d'assemblées, elle pourra, établir des dossiers de demande de mécénat ou de subvention, mettre en place des plate-formes de financement participatif, etc.
Elle mettra en place des liens avec les projets affiliés qui pourront avoir besoin de son aide ou de ses moyens ou qui pourrait apporter des moyens de diffusion à l'association.
D2-S4-SSA- Article 3 : Communication Événementielle

12 Nov
En temps normal, la communication événementielle est à la charge de la commission communication.
Cette dernière assure, selon les moyens, la production de différents supports de communication afin de diffuser les dates, horaires, lieux des événements créés par l'association ou avec lesquels cette dernière est partenaire. Exceptionnellement, en cas d'un événement d'ampleur ou d'une surcharge de travail de la commission communication, une commission spéciale peut être créée pour gérer les missions de communication événementielle. Dans ce cas ladite commission sera placée sous la tutelle de la commission communication afin de rester dans le plan général de communication.

D2-S4-SOUS SECTION B : Règlement Intérieur

D2-S4-SSB- Article 1 : Commission permanente ; Règlement intérieur

12 Nov
La commission Règlement intérieur a une vocation permanente. Annuellement elle doit veiller à l'actualisation du Règlement intérieur selon les décisions d'assemblée et évaluer le bon fonctionnement interne et les éventuelles modifications possibles. Un membre du Conseil d'Administration au minimum sera présent dans cette commission.

D2-S4-SOUS SECTION C : Bénévoles

D2-S4-SSC- Article 1 : Commission Permanente ; Bénévoles

12 Nov
La commission Bénévoles a une vocation permanente mais ne sera créée que lorsqu'un événement sera organisé ou un lieu nécessitera accueil et gestion quotidienne. Elle cherchera à coordonner l'action des élus et les bénévoles souhaitant participer aux actions de l'association.
Un membre du Conseil d'Administration au minimum sera présent dans cette commission.

D2-S4-SOUS SECTION D : Événementiel

D2-S4-SSD- Article 1 : Commission ponctuelle ; Événementiel

12 Nov
Chaque événement organisé par l’association se verra anticipé et organisé sous la forme d’une commission dédiée où les différents pôles de compétences seront appelés à participer. Le pôle trésorerie, la commission communication, la commission bénévoles, s’organiseront ensemble pour réaliser l’événement. Chaque groupe étant prié de se référer aux fonctionnements décrits dans le présent règlement.
Tout événement décidé en assemblée étant attribué comme mission au Conseil d’Administration, celui-ci déléguera au moins un de ses membres auprès de la commission événementiel.

D2-S4-SOUS SECTION E : Médiation et facilitation de parole

D2-S4-SSE- Article 1 : Commission permanente ; Facilitation de parole ; Mission ponctuelle ; Médiation

12 Nov
Au fur et à mesure une commission permanente dédiée à l'harmonisation entre les individus cherchera à se mettre en place avec la participation du plus grand nombre. Cette commission aura deux rôles principaux, un rôle permanent consistant à chercher à égaliser l'accès à la parole, faciliter l'expression de chacun et la compréhension de tous. Son second rôle sera plus sporadique et cherchera à répondre à des tensions ou conflits émergeant au sein de l'association.
Elle sera composée de volontaires, non élus, et fera appel à tout adhérent souhaitant aider à la prise en compte de la parole de chacun.
Si un organe permanent arrive à voir le jour, il aura en charge d'expérimenter l'animation des réunions, passer la parole, proposer outils alternatifs et méthodes expérimentales, gestuelle de réunion ou manière de voter. Il cherchera à former ces membres à la médiation et à la communication et veillera à transmettre son savoir aux membres qui assureront le renouvellement de la commission. Il n'y a pas de limite dans la durée de participation des membres volontaires à la commission, mais celle ci cherchera toutefois à veiller à un renouvellement régulier de ses membres afin de permettre une neutralité dans ses missions et une horizontalité dans les responsabilités et l'autoformation.
La commission pourra entre autres organiser des stages ou favoriser l'accès à des formations de communication et de prise de parole en public. Elle pourra également proposer des moyens écrits de faire remonter les avis de tous.
En cas de nécessité, l'assemblée pourra convoquer pendant sa séance la création d'une commission afin de travailler sur un problème urgent. Dans ce cas, une élection sans candidat pourra être utilisée pour faire émerger des compétences et interroger les présents sur leur envie ou non de répondre à ladite mission.
La commission aura pour mission d'être attentive aux conflits interne du Conseil d'Administration et entre l'ensemble des membres de l'association. Ils devront donc être des médiateurs en cas de problèmes entre adhérents et/ou administrateurs de SPHERES. Ces médiations peuvent être demandées par la ou les personnes concernées par un conflit ou par le Conseil d'Administration s'il estime que cette intervention est nécessaire pour éviter toute nuisance à l'association. Une médiation ne peut cependant pas être imposée et reste au bon vouloir des acteurs concernés.
La commission cherchera à favoriser le dialogue et rester à l'écoute de chacun, en essayant de rester le plus neutre possible et de ne pas prendre parti.

12 Nov
article à reprendre entièrement
Ressort de la première médiation : très intéressant d'être un binome avec une personne de l'asso et une personne complètement hors asso
D2-S4-SSE- Article 2 : Missions de la commission facilitation de parole et médiation
12 Nov
Sous réserve de l'existence permanente de ladite commission, elle cherchera à poursuivre les missions suivantes :
- Lors de la naissance d'un conflit, se présenter entre les différentes parties en présences afin de comprendre les différents points de vue et faciliter l'expression et la compréhension mutuelle.
- En continu, se former (de manière autodidacte, par des stages, des lectures ou autres...) à la communication en réunion et les outils de gestion de conflit.
- D'être animateur de réunion, passeur de parole, et de proposer des manières de voter ou de faire émerger les avis.
- De chercher à partager ses méthodes et connaissances avec les autres adhérents en organisant des stages, produisant du contenu textuel, produisant des fiches techniques ou favorisant des espaces de débats.
- La commission médiation et facilitation de parole aura en charge de réfléchir à des moyens d’encourager le plus possible ceux qui sont moins à l’aise à l’oral et d'expérimenter ses méthodes au cœur des assemblées.
En tout point, les médiateurs sont invités à se référer au règlement intérieur et aux statuts.
Pour rappel chacun est tenu de veiller au bon respect des "règles" en vigueur, soit les statuts et le présent règlement, ainsi que les mandats ou orientations d'assemblée. En cas de violation du Règlement Intérieur ou des Statuts, les faits devront être renseignés au contrevenant par le/la constatant/e. Si le problème persiste, il convient de se référer à la commission en charge de la médiation pour tenter de trouver une solution. Si la médiation n'aboutit pas, une procédure disciplinaire pourra être mise en place.

D2-S4-SOUS SECTION F : Planning gestion du lieu

12 Nov
SOUS SECTION à déveloper ulterieurement

D2-S4-SSF- Article 1 : Constitution

12 Nov
Dès lors que l'association sera détentrice de bâtiment(s), le conseil d'administration en place sera responsable de la création d'une commission planning. Elle procédera à sa prise de fonction devant l'assemblée qui succédera sa création. En l'attente, elle évaluera l'espace, le mesurera, et mettra en place des plans et une base de planning qui devront être ratifiés par l'assemblée.
D2-S4-SSF- Article 2 : Nature et composition

12 Nov
Dès sa création la commission planning demeurera une commission permanente dont fera partie au moins un des membres du Conseil d'Administration.
Elle sera composée d'au minimum trois personnes.
Elle veillera à gérer l'espace horizontalement afin que chacun puisse y avoir également accès.

D2-S4-SOUS SECTION G : Autres Commissions nécessaires

D2-S4-SSG- Article 1 Création de commissions exeptionnelles

12 Nov
Si la nécessité organisationnelle se présente, le Conseil d’Administration est libre de créer des commissions pour gérer horizontalement certains aspects des missions qui lui sont dévolues. Toute commission créée devra se référer au présent règlement et rendre compte en assemblée générale.

D2-SECTION 5 : Prise de décision

D2-S5-SOUS SECTION A : Assemblées

12 Nov
Rappel des statuts :
Article 8 : Assemblée Générale Ordinaire
« Les décisions sont prises aux deux tiers des personnes présentes ou représentées. Tout adhérent peut donner procuration mais nul ne pourra représenter plus d’une autre personne que lui-même. »

D2-S5-SSA- Article 1 : Décisions non financières et non statutaires

12 Nov
Condition de quorum : Pas de quorum requis sauf si 10% des présents ou représentés demande à appliquer un quorum à déterminer / pas de quorum requis
Modalités d'informations, joindre ordre du jour et documents nécessaires au moins quinze jours avant la tenue du vote.
Modalités de vote : se référer au D2-S1-A3
D2-S5-SSA- Article 2 : Décisions impliquant un investissement inférieur à 2000 €

12 Nov
Tout budget inférieur à 2000 euros n’as pas de quorum requis sauf si 10% des présents ou représentés demande à appliquer un quorum à déterminer / pas de quorum requis.
Modalités d'informations, joindre ordre du jour et documents nécessaires au moins quinze jours avant la tenue du vote.
Modalités de vote : se référer au D2-S1-A3
D2-S5-SSA- Article 3 : Décisions impliquant un investissement inférieur à 10 000 €

12 Nov
A chaque investissement compris entre 2000 et 10 000 euros le Conseil d’Administration et les éventuelles commissions concernées par le projet de financement auront à présenter devant l’Assemblée Générale un budget prévisionnel justifiant de l’usage des fonds avant que celle-ci puisse se prononcer sur la question.
Avant de se prononcer, l’Assemblée cherchera à être consciente des différents potentiels d’attribution afin de s’engager dans la voie qui correspond le plus à l’objet de l’association et à ses nécessités. Lors du vote, elle engagera un débat et demandera d’éventuelles informations complémentaires afin de rechercher un consensus pour acter cette attribution. En cas d’échec du consensus, la règle du 2/3 est appliquée.
L'assemblée générale s'exprimant sur la question d’une dépense comprise entre 2000 et 10 000 euros doit être composée d'20% / 30% / Pas de quorum / Pas de quorum sauf si 10% des présents et représentés demandent à appliquer un quorum à déterminer de l'ensemble des adhérents.
Modalités d'informations, joindre ordre du jour et documents nécessaires au moins quinze jours avant la tenue du vote.
Modalités de vote : se référer au D2-S1-A3
D2-S5-SSA- Article 4 : Décisions impliquant un investissement supérieur à 10 000 €

12 Nov
A chaque investissement supérieur à 10 000 euros le Conseil d’Administration et les éventuelles commissions concernées par le projet de financement auront à présenter devant l’Assemblée Générale un budget prévisionnel justifiant de l’usage des fonds avant que celle-ci puisse se prononcer sur la question.
Avant de se prononcer, l’Assemblée cherchera à être consciente des différents potentiels d’attribution afin de s’engager dans la voie qui correspond le plus à l’objet de l’association et à ses nécessités. Lors du vote, elle engagera un débat et demandera d’éventuelles informations complémentaires afin de rechercher un consensus pour acter cette attribution. En cas d’échec du consensus, la règle du 2/3 est appliquée.
L'assemblée générale s'exprimant sur la question d’une dépense supérieure à 10 000 euros doit être composée d'au moins 20 / 30 / 50 ? % de l'ensemble des adhérents.
Modalités d'informations, joindre ordre du jour et documents nécessaires au moins quinze jours avant la tenue du vote.
Modalités de vote : se référer au D2-S1-A3
D2-S5-SSA- Article 5 : Décision entrainant une modification des statuts

12 Nov
Condition de quorum : 20% ou un tiers des adhérents
Modalités d'informations, joindre propositions de modifications au moins un mois avant la tenue du vote.
D2-S5-SSA- Article 6 : Logistique des votes

12 Nov
Les personnes en charges de l'organisation de l'Assemblée Générérale se doivent de prévoir urnes et bulletins.

D2-S5-SOUS SECTION B : Élections en assemblée

D2-S5-SSB- Article 1 : Généralités

12 Nov
L'Assemblée décide de ses modalités d'élections ; par listes, par candidat ou sans candidat, avant de procéder à la tenue de ladite élection.
D2-S5-SSB- Article 2 : Élection par liste

12 Nov
L'assemblée est invitée à s'exprimer lors des votes des différents mandats. Chaque adhérent souhaitant proposer sa candidature peut librement s'inscrire sur la liste des candidats. La liste est ensuite proposée à l'ensemble de l'assemblée, s'il n'y a aucune opposition de la part des membres présents à la séance, la liste est votée par l'assemblée. Dans le cas contraire, les candidats se feront élire individuellement au deux tiers, chaque adhérent pouvant voter pour autant de membres qu'il le souhaite, selon le nombre minimum d'élus requis pour l'instance en question, soit au minimum six candidats s'il s'agit d'une élection du Conseil d'Administration. En l'absence du nombre de noms requis, le bulletin sera considéré comme nul.
D2-S5-SSB- Article 3 : Élection par candidat

12 Nov
Chaque adhérent peut librement proposer sa candidature à une mission ou un mandat proposé par l'Assemblée Générale. Lors de la convocation à l'assemblée, les membres du Conseil d'Administration souhaitant se présenter à un second mandat consécutif se seront annoncés et chacun de leur nom figurera dans la convocation. Si d'autres candidatures spontanées ont été annoncées au Conseil d'Administration, ce dernier en fera également part dans la convocation. Au moment déterminé par l'ordre du jour, les personnes en charge de l'assemblée interrogeront la salle sur d'éventuelles candidatures. Au moment de l'élection, l'ensemble des candidats se fera connaître à l'Assemblée et chacun pourra, s'il le souhaite, s'exprimer sur sa propre candidature. Ensuite se tiendront les élections. Les candidats se feront élire individuellement au deux tiers, chaque adhérent pouvant voter pour autant de membres qu'il le souhaite, selon le nombre minimum d'élus requis pour l'instance en question, soit au minimum six candidats s'il s'agit d'une élection du Conseil d'Administration. Dans le cas d'un vote à bulletin secret, en l'absence du nombre de noms requis, le bulletin sera considéré comme nul.

Si le nombre de personnes obtenant les deux tiers des voix est supérieur au nombre maximum d'élus requis pour l'instance en question, seuls les candidats ayant obtenus le plus de voix seront retenus pour l'élection.
Lorsqu'une élection par candidat n'a pas suffisamment de candidature, l'assemblée peut proposer de procéder à une élection sans candidat.
Modalités de vote : se référer au D2-S1-A3
D2-S5-SSB- Article 4 : Élection sans candidat

12 Nov
Lorsque l'assemblée doit élire des membres pour une mission ou un mandat spécifique, ou lorsqu'il n'y a pas de candidature, l'assemblée peut choisir de recourir à une élection sans candidat, permettant à chacun de proposer la candidature d'une personne qu'il estime compétente pour accomplir la mission donnée. A ce moment, chaque adhérent peut proposer une ou plusieurs candidatures motivées, en explicitant les qualités de la ou les personnes proposées. Le secrétariat de l'AG consigne les noms désignés. L'assemblée finit le tour des propositions avant de laisser la parole aux personnes proposées. Celles-ci peuvent ensuite s'exprimer sur leurs envies, disponibilités et motivations, accepter ou refuser la proposition. Cette procédure ne vise pas à forcer la main des personnes proposées, qui peuvent à tout moment refuser de se faire élire sans avoir à se justifier, mais permet de désigner des personnes par la confiance publique.

Modalités de vote : Pour la demande de scrutin en bulletins secrets, se référer au D2-S1-A3. Dans ce cas, les raisons justifiant la candidature proposée devront également figurer sur le bulletin de vote.

D2-S5-SOUS SECTION C : Conseil d'Administration

D2-S5-SSC- Article 1 : Rappel de sa qualité d'exécutant

12 Nov
Rappel des statuts :
Article 10 : extraits
"Il est élu par l’Assemblée Générale Ordinaire et en son sein. Cette même assemblée définit au préalable le cadre de ses missions pour son mandat."
"Tous les membres du conseil sont sur un même pied d’égalité, et les décisions se font par vote, à la majorité plus un."

Le conseil d'administration représente le pouvoir exécutif de l'association, il se plie aux missions désignées par l'assemblée et s'il en estime d'autres nécessaires, il peut choisir l'option de convoquer une AGE pour augmenter son pouvoir exécutif. Dans tous les cas, il se plie au présent règlement.
D2-S5-SSC- Article 2 : Libertés définies par le mandat
12 Nov
Les missions attribuées par l'Assemblée et l'orientation générale de l'association qu'elle détermine, créent un besoin d'organisation qui ne peut être supporté par le conseil d'administration seul. Pour cela il est libre de s'organiser avec d'autres adhérents sous la forme de commissions. Ces différentes commissions doivent se plier au présent règlement et aux orientations d'assemblées. Dans le cas de missions officielles désignées par l'assemblée générale, le conseil d'administration et lesdites commissions (à créer ou existantes) recevant une mission, se verront attribuer un degré de liberté sous la forme d'un mandat.
Ce mandat peut être libre, semi-directif ou directif.
- Le mandat libre par définition ne restreint pas la liberté d'action dans la limite du thème désigné.
- Le mandat semi-directif détermine la façon générale dont la mission doit être accomplie avec un degré de liberté dans la réalisation.
- Le mandat directif interdit au groupe désigné de sortir du cadre définit par l'assemblée et doit référer à celle ci pour avant toute initiative.
En l'absence de mandat désigné sur une décision d'Assemblée Générale, il sera considéré comme libre.
D2-S5-SSC- Article 3 : Liberté de gestion administrative

12 Nov
L'exercice de la liberté d'action financière se fait dans les conditions prévues dans le domaine 3 : Trésorerie, Section 2 : Trésorerie administrative, Sous section A : Fonctionnement Général, Article 1 : Traçabilité du budget de ce règlement intérieur.

12 Nov
Le budget du Conseil d’Administration, provient uniquement des cotisations des adhérents. Lorsqu’elle adhère, une personne doit donner un montant de 1, 20 ou 50 euros qui seront notifiés dans une ligne comptable adhésion. Toute autre entrée financière de l'association sera notée comme recette de la trésorerie d'acquisition.
Pour rappel tout adhérent qui donne pour adhésion un montant suppérieur de ceux précédemment listés, celle ci sera enregistrée au palier inférieur au montant versé. La différence sera transmise à la trésorerie d’acquisition à la section « sans destination spécifiée ».
Les autres modalités n’entraînant pas de dépenses et celles prévues par les conditions générales de fonctionnement aux articles précédemment cités se font, en l'absence de mandat directif ou semi directif, selon le jugement du conseil réuni dans sa collégialité.
D2-S5-SSC- Article 4 : Droit de véto

12 Nov
Rappel des statuts :
Article 10 : extrait
"Les membres du Conseil d'Administration disposent en son sein d’un droit de veto pouvant mener à la convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire et dont les modalités seront déterminées par le règlement intérieur."
Les membres élus du Conseil d'Administration disposent d'un droit de veto, qu'il est important d'utiliser en réelle conscience de ce que cela représente. En effet le droit de veto n'est pas le synonyme d'un simple vote d'opposition. Un veto est équivalent à un blocage total, le membre en faisant usage étant prêt à quitter l'association si la question ayant entraîné son veto est votée. Il s'agit de cas où le membre estime que la décision change fondamentalement le fonctionnement de l'association, ne correspond pas aux valeurs de l'association ou outrepasse le cadre de son mandat.
Le veto est une procédure qui arrête immédiatement le vote, suspend l'ordre du jour, et ouvre un débat interne. En cas de désaccord au sein de ce débat, le Conseil d'Administration devra renoncer à sa capacité de décider et convoquer une assemblée générale pour débattre de la question.

D2-S5-SOUS SECTION D : Commissions

D2-S5-SSD- Article 1 : Liberté exécutive des commissions
12 Nov
Les missions attribuées par l'Assemblée et l'orientation générale de l'association qu'elle détermine créent un besoin d'organisation qui ne peut être supporté par le conseil d'administration seul. Pour cela il est libre de s'organiser avec d'autres adhérents sous la forme de commissions mais les adhérents sont également libres entre eux de se regrouper en commission pour porter un aspect associatif qui leur importe et qu'ils souhaitent véhiculer. Ces différentes commissions doivent se plier au présent règlement et aux orientations d'assemblées. Dans le cas de commissions issues de missions officielles désignées par l'assemblée générale, lesdites commissions à créer ou existantes et recevant une mission, se verront attribuer un degré de liberté sous la forme d'un mandat.
Ce mandat peut être libre, semi-directif ou directif.
- Le mandat libre par définition ne restreint pas la liberté d'action dans la limite du thème désigné.
- Le mandat semi-directif détermine la façon générale dont la mission doit être accomplie avec un degré de liberté dans la réalisation.
- Le mandat directif interdit au groupe désigné de sortir du cadre définit par l'assemblée et doit référer à celle ci pour avant toute initiative.
En l'absence de mandat désigné il sera considéré comme libre.
Les commissions spontanées feront leur rapport à l'assemblée qui suit leur création, demanderont l'aval de celle-ci dans la continuité de leur action, et lui demanderont également si elle souhaite ou non limiter leur mandat et leur rôle.
D2-S5-SSD- Article 2 : Devoir des commissions

12 Nov
Les commissions permanentes issues de missions du Conseil d'Administration doivent se plier aux orientations de l'assemblée qui a mis en place le dit conseil. Les commissions ponctuelles sont des regroupements exécutifs spontanés qui émergent dans l'actualité de l'association. Elles ne sont pas nécessairement issues de décisions d'Assemblées, mais doivent se plier à la politique générale de l'association et rendre compte de leurs activités aux assemblées suivantes. Elles se plieront à la procédure de bilan d'activités qu'elles transmettront également au service du registre.
D2-S5-SSD- Article 3 : Budget des commissions

12 Nov
Aucune commission n'a de budget permanent, elle peut faire la demande d'un budget à l'assemblée générale qui en décidera, selon les articles prévus par ce règlement, domaine 3, section 1 et 2. Dans certains cas, les demandes devront être appuyées de prévisionnels tels que prévus aux articles domaine 3, section 4. Dans tout cas de figure, les budgets accordés seront issus de la trésorerie administrative ou de la catégorie sans destination spécifiée.
D2-S5-SSD- Article 4 : Membres et participation

12 Nov
Toutes les commissions sont ouvertes à l'ensemble des adhérents et peuvent recevoir des invités dans leurs réunions. Elles communiquent les lieux, horaires et compte rendus de leurs réunions au Conseil d'Administration qui diffusera l'information auprès des membres.

D2-S5-SOUS SECTION E : Facilitation de parole

D2-S5-SSE- Article 1 : Création d'une commission médiation et facilitation de parole

12 Nov
La commission médiation et facilitation de parole (voir domaine 2, section 4, sous section E) tachera de mettre en place des moyens et des outils permettant à tous de s'exprimer, à l'écrit ou à l'oral, en prenant en compte les différences de personnalités et de facilités de chacun. Chaque outil se verra attribué une fiche technique qui sera accessible aux registres, papier et numérique.
D2-S5-SSE- Article 2 : Mise en place et accessibilité des outils

12 Nov
Chaque outil proposé sera listé et la liste sera centralisée sur Framavox, ainsi que les liens aidant à l'autoformation, fiches techniques et documentations externes. Chaque commission expérimentant un outil est en charge d'établir sa fiche technique et de la transmettre aux services de registres, papier et numérique.
D2-S5-SSE- Article 3 : Médiation des votes

12 Nov
Un temps lors des assemblées et des réunions pourra être mis en place pour que la commission médiation et facilitation de parole intervienne en vue de s'assurer du bon déroulement des prises de décisions et de la participation de chacun. Elle pourra également se proposer en début d'assemblée pour prendre pleinement part à l'animation de la séance. De plus, elle pourra intervenir en cas de conflit lors de la réunion ou hors des temps de réunion, afin d'aplanir les problématiques et de proposer des solutions de médiation.